HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính có định nghĩa:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp:

  • TIẾT KIỆM: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
  • AN TOÀN: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
  • NHANH CHÓNG: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
  • BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG: Giảm bớt việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

2. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018 về hóa đơn điện tử. Theo đó, đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT cần lưu ý những mốc thời gian sau đây:

Trước ngày 01/11/2018:

  • Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

Từ ngày 01/11/2018 – ngày 31/10/2020:

  • Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử
  • Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy
  • Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng Hóa đơn điện tử
  • Riêng Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019. Hiện nay, một số Cục Thuế, Chi Cục Thuế địa phương đã chỉ đạo bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ tháng 05/2019 như tại: Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ninh, Hải Phòng, Thanh Hóa,…

Từ ngày 01/11/2020:

  • Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
  • Trường hợp đặc biệt:

Cơ sở giáo dục, y tế công lập đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục được sử dụng và chuyển đổi theo lộ trình của Bộ Tài chính.Cũng từ ngày này Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Công thức mặc định:

  • Hóa đơn giấy (đã phát hành) < 01/11/2018 < = 01/11/2020: Hóa đơn điện tử (hóa đơn giấy còn lại phải hủy)
  • Thành lập Doanh nghiệp mới (Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử + hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế bán = rủi ro cao về thuế) < 01/11/2018 < = Hóa đơn điện tử.

3. 10 Điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP áp dụng từ ngày 01/11/2018

Lưu ý phần sử dụng hóa đơn giấy có phải nộp bảng kê mua vào bán ra hay không?

Mặc dù các hóa đơn giấy hiện hành vẫn có giá trị sử dụng đến trước tháng 11/2020, tuy nhiên, từ sau tháng 11/2018: “Trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gọi tên từng doanh nghiệp yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu vì lý do chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến hết ngày 31/10/2020 nhưng mỗi kỳ khai thuế GTGT phải nộp kèm Tờ khai dữ liệu hóa đơn (theo mẫu số 3), tương tự như “bảng kê” hóa đơn trước đây”….

a. Đối tượng áp dụng

  • Tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước, vốn nước ngoài hay vốn nhà nước.
  • Bao gồm cả doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, dầu khí và Ngân hàng.

(Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

b. Phạm vi áp dụng

Bắt đầu áp dụng từ ngày 01/11/2018 và 24 tháng sau đó sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Theo đó, các hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành từ sau ngày 01/11/2020.

Chứng từ giấy – một bản in ra giấy của hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018:

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

c. Loại Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cũng có đủ các loại gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng và các loại Tem, Vé, Phiếu thu, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển… Tuy nhiên, tất cả đều lập và lưu điện tử, tức không dùng giấy.

Hóa đơn điện tử được chia làm 2 nhóm sử dụng:

  • Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
  • Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc nhóm 1, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.

Mã xác thực là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của cơ quan thuế cấp phát một cách tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán lập. Mã này sẽ gán lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua.

(Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

d. Tiêu chí bắt buộc

Hóa đơn điện tử vẫn có những tiêu chí bắt buộc như hóa đơn giấy hiện hành, kể cả tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn.

Tuy nhiên, do là chứng từ điện tử nên phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của bên phát hành.

Ngoài ra, thời điểm lập hóa đơn điện tử (chính xác theo ngày, giờ, phút, giây) sẽ thể hiện ngay trên hóa đơn. Tiêu chí này sẽ làm nản lòng những ai muốn phát hành hóa đơn lùi ngày.

(Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

e. ️Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử

Việc đăng ký sử dụng thực hiện online bằng cách kê khai thông tin (theo như Mẫu 01 đính kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) tại website của Tổng cục Thuế.

Ngay trong ngày làm việc kế tiếp, cơ quan Thuế sẽ phản hồi cho biết việc đăng ký có được chấp thuận hay không chấp thuận.

Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể trình tự thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

f. Không có ngoại lệ cho hóa đơn dưới 200.000 VND

Khác với hóa đơn giấy, ĐT sẽ phải lập cho từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và từng lần giao hàng (đối với hàng giao nhiều lần), không phụ thuộc vào giá trị thanh toán.

Theo đó, không có ngoại lệ cho phép lập hóa đơn tổng đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đ.

(Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

g. Chứng từ đi đường

Khi vận chuyển, lưu thông hàng hóa trên đường, không cần phải mang theo hóa đơn giấy, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, nên mang theo một chứng từ giấy của hóa đơn điện tử để xuất trình trong trường hợp hàng hóa đang vận chuyển ở nơi không có Internet.

(Điều 29 Nghị định số 119/2`018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

h. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

(Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

l. Xử lý Hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót

HĐĐT nếu lập sai (không phân biệt là sai tiêu chí hay nội dung gì và cũng không phân biệt đã giao hay chưa giao cho người mua) đều phải làm thủ tục hủy bỏ và lập lại hóa đơn mới. Xử lý như sau:

Doanh nghiệp bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 – Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện, Doanh nghiệp bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 – Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế sau khi trong 2 ngày sau khi cơ quan thuế thông báo cho người bán Mẫu số 05 – Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát.

(Điều 17, Điều 24 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

m. Xử lý chuyển tiếp hóa đơn

Các loại hóa đơn giấy, loại đặt in, tự in hay mua của cơ quan thuế vẫn còn giá trị lưu hành đến hết ngày 31/10/2020. Các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực cho đến hết ngày 31/10/2020.

Các loại hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018 vẫn có giá trị lưu hành.

Trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gọi tên từng doanh nghiệp yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu vì lý do chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến hết ngày 31/10/2020 nhưng mỗi kỳ khai thuế GTGT phải nộp kèm Tờ khai dữ liệu hóa đơn (theo mẫu số 3), tương tự như “bảng kê” hóa đơn trước đây.

Các doanh nghiệp mới thành lập từ sau ngày 01/11/2018, sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ khi không đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tạm thời sử dụng hóa đơn giấy.

Các loại Phiếu thu học phí, viện phí sẽ phải chuyển sang Phiếu thu điện tử, nhưng theo lộ trình riêng do Bộ Tài chính quy định.

(Điều 35, 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

Tóm lại, hóa đơn điện tử sẽ áp dụng và thay thế hóa đơn giấy như sau:

  • Từ ngày 01/11/2018 sẽ áp dụng cho một số doanh nghiệp được Cơ quan Thuế gọi lên và yêu cầu;
  • Từ ngày 01/11/2020 sẽ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp còn lại.

Ban tư vấn đầu tư và hỗ trợ pháp lý Sparta

Điện thoại: 0911 51 3309 - 0936 76 9615
Email: cskh@spartavietnam.vn
Website: spartavietnam.vn
Đối tác
2020 Copyright © CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN & ĐẦU TƯ SPARTA Web Design by Nina.vn
facebook.comhttps://mail.google.com/
icon zalo
Hotline: 0911 51 3309

ĐĂNG KÍ DOANH NGHIỆP

ĐẦU TƯ-M&A

KẾ TOÁN-THUẾ